dimanche 18 mars 2018

Idées de séminaire au printemps

5 Idées de séminaire au printemps

ça y est, le printemps arrive !

quid de vos séminaires en cette période propice à l'organisation d’événements à l'extérieur?

1er danger : le temps ! en effet, il peut faire beau ou pas...



2ème problème : les ponts
N'oubliez pas que le printemps ce sont aussi beaucoup de jours fériés

3ème souci : les congés payés qui doivent etre soldés avant le 30 mai pour la plupart des entreprises

4eme... y'en a pas, on va maintenant se concentrer sur les idées :)

Idée N°1 pour vos séminaires printaniers :Un séminaire au vert, à la campagne.

Un séminaire au vert, à la campagne, ca change forcement du quotidien !
Choisissez un lieu sympa pas très loin de votre siège social pour ne pas dépenser trop en transport


Idée N°2 :Un séminaire dans un château

La france est le pays des chateaux et belles demeures ! certaines enseignes comme chateauform' sont même spécialisée.
La vie de chateau au printemps, c'est sympa non?

Idée N°3 :Un séminaire RSE

cartes il ne faut pas tomber dans le green washing...mais mettez un peu de vert et de responsabilité dans vos séminaires et événements. Une activité Team Building sur le meme theme peut vous permettre de donner du sens a votre démarche

Idée N°4 : Un séminaire dans un espace de coworking

Là on parle effectivement de journée d'étude ou de réunion car il n'existe pas d'espace de coworking ou on dort à ma connaisance
mais ce type d'endroit différent peut booster la créativité de vos collaborateurs

Pour les nuitée, prenez un hôtel à proximité, vous le trouverez aisément sur plein de sites spécialisé dans la réservation d'hotels pour groupe

N'oubliez pas la soirée d'entreprise nécessaires pour ressouder les équipes et passer un bon moment


Idée n°5 : Un séminaire au soleil à l'étranger

On va tordre l'idée à beaucoup de préjugé... si votre séminaire fait plus de 3 jours alors l'étranger n'est pas forcément plus cher...
après il faut évidemment choisir des pays abordables comme le portugal ou le maroc

Cela vous depaysera énormément et permettra de créé de vrai synergie d'équipes


dimanche 18 février 2018

Organiser un séminaire résidentiel

Organiser un séminaire résidentiel simplement !

Pour organiser un séminaire résidentiel dans un hotel, rien de plus simple !

Il vous suffit

  1. Trouver un hôtel sur un site/plateforme ou auprès de vos collègues ayant déjà organise des séminaires
  2. Demandez leur des devis (rfp) en leur fournissant le maximum d'information
  3. comparer les devis 
  4. Négociez auprès des 2 derniers hôtels en lice
  5. Validez votre choix d'hotel et signer le contrat
  6. versez les eventuels acomptes
  7. invitez les participants a venir au séminaire en étant le plus précis
  8. organisez les différents acheminement vers l’hôtel accueillant le séminaire
  9. fournissez à l’hôtel le programme de votre événement et la rooming list (indispensable lors d'un séminaire résidentiel)
  10. donnez aux invités et leur programme lorsqu'ils arrivent (ou avant idéalement)
  11. donnez aux invités les clés de leur chambre



et voilà, votre séminaire résidentiel est organisé !

Découvrir d'autres formes d'evenements d'entreprise

jeudi 15 février 2018

Organisation d'un séminaire, les étapes

Organisation d'un séminaire, les étapes

Nous avons vu dans un article précédent les 4 premières étapes :

Etape 1 : définir l'objectif ou les objectifs de son séminaire
Etape 2 : définir les moyens et le budget
Etape 3 : Faire soi même ou déléguer à un pro
Etape 4 : Trouver le lieu de votre séminaire

Nous allons maintenant voir les étapes suivant pour organiser un séminaire.

Etape 5 : signer le contrat

N'oubliez pas de négocier avant votre choix les conditions d'acomptes et d'annulation. En effet, les conditions de marché sont très strictes mais sont négociables.

Nous vous conseillons de ne vous engager avec les autres prestataires qu'après avoir signer le lieu.

Etape 6 : Inviter vos participants

Il existe plusieurs méthodes :
  • les invitations papiers à l'ancienne, qui ont toujours un bel impact marketing mais le cout est élevé et il faudra beaucoup de temps pour traiter les retours, déchiffrer l’écriture...
  • le publipostage avec excel, word et outlook
  • les sites d'inscriptions comme evenium ou genius meetings

Etape 7 : Préparer le contenu

Il faut réunir tous les intervenant et leur demander ce qu'il vont diffuser, le temps dont ils ont besoin, la technique nécessaire...
Il est essentiel de faire des réunions régulières avec les intervenants jusqu'à ce que tout soit calé
(ex : 1 fois par semaine)
Vous pouvez alors faire le road map de votre séminaire


Etape 8 : le rappel aux participants

Il faut faire des rappels 1 semaine avant et l'avant veille ou la veille, généralement par mail


Etape 9 : le jour du séminaire

Là vous devez arriver en avance afin de bien tout vérifier. vous avez sur vous les coordonnées de tous les prestataires, des participants...


samedi 3 février 2018

Organiser un seminaire

Organiser un séminaire

Comment organiser un séminaire? 


On me pose souvent la question, comment faire? As tu des conseils? Quelles sont les erreurs a ne pas commettre quand on organise un séminaire.

Ma première réponse est souvent la même : peux tu d'abord me dire pourquoi tu organises ce séminaire? Quels en sont les objectifs?

Là j'ai souvent eu la même réponse... ben parce ce que c'est le séminaire annuel, on le fait tous les ans !
Autre réponse : parce qu'on me l'a demandé :)

Mon premier conseil est donc de trouver et/ou connaitre le pourquoi du séminaire. Organiser un séminaire, ce n'est pas juste une méthode, de la technique, un rétroplanning et des taches, c'est avant tout organiser un événement qui a du sens.


Etape 1 : définir l'objectif ou les objectifs de son séminaire

Quelques exemples d'objectifs à son séminaire :

  • Faire passer un message
  • ressouder ces équipes
  • annoncer une restructuration
  • faire emerger de nouvelles idées
  • former des salariés
  • intégrer des salariés
  • ...

Etape 2 : définir les moyens et le budget


Il faut alors établir un budget et l'équipe projet.
Pour le budget, bien veiller à ne rien oublier :

  • transports
  • hebergement
  • salles de reunions
  • animations
  • éventuels intervenants
  • animations
  • technique, décor
  • ...
Certaines entreprise mettent même dans le budget le temps de travail "perdu" des collaborateurs assistants au séminaire.

Concernant les moyens, il faut aussi prendre en compte l'équipe projet qui va organiser le séminaire, ainsi que les intervenants qui vont préparer leurs interventions, le contenu...
Tout cela se valorise ...

Quand vous aurez établi l’équipe projet et le budget vous pourrez décider comment organiser votre séminaire


Etape 3 : Faire soi même ou déléguer à un pro

De prime abord, et si vous ne regardez que le budget des dépenses effectives, vous ne deleguerez pas à un pro.
Néanmoins, si vous rajouter le temps passé à organiser l’événement et que vous valorisez ce temps, vous déciderez peut être de confier votre événement a une agence événementielle...

Ou a un Venue Finder, qui a l'avantage d’être gratuit et qui vous accompagnera sur la recherche de lieu (site selection comme disent nos amis anglosaxons)

Autre idée, vous pouvez faire vous même en utilisant des plateforme d'organisation de séminaire. certaines sont gratuites, d'autres payantes mais toutes vous feront gagner du temps et diminueront donc le TCO (coût global) de votre événement.

Enfin, certains lieux de séminaires comme chateauform' proposent un accompagnement complet avec une nounou qui vous aide dans l'organisation de votre séminaire.


Etape 4 : Trouver le lieu de votre séminaire

Généralement l'étape la plus complexe... car il faut un lieu qui reflete vos objectifs et qui soit adequat à l'esprit de votre entreprise et de vos messages.

Si vous avez délguer la gestion de votre seminaire à une agence ou a un venue finder, attendez juste leurs propositions :)

En revanche si vous devez faire vous même, c'est un peu plus complexe....
Je vous conseille en étape 1 de regarder ce qui a été fait les années précédentes pour savoir ce qui était bien, pas bien... et surtout si vous allez refaire au même endroit ou pas.
Si vous décidez de changer d'endroit, vous pouvez rechercher sur des annuaires specialisez comme bedouk ou reunir. Vous pouvez aussi regarder du coté des plateforme comme IDEAL Meetings & Events, Cactus, Privateaser... bien que les 2 dernières soient loin d'etre exhaustives. Vous pouvez aussi regarder les plateforme end to end comme genius meetings qui promet l'exhaustivité des établissements (mais il faut etre une entreprise pour s'inscrire)

Dès que vous avez une sélection, il faut demander des devis et négocier.

N'oubliez pas de négocier les conditions d'acompte et d'annulations, qui sont assez contraignantes dans le secteur










samedi 27 janvier 2018

Logiciel evenementiel gratuit

Logiciel événementiel gratuit


Un logiciel événementiel gratuit? Est ce possible?
Nous allons vous démontrer que oui

Un logiciel événementiel comme Genius Meetings, c'est gratuit?

Oui, le logiciel Genius Meetings est gratuit car il dispose d'une version freemium
Que fait cette version freemium permettant d'organiser ses séminaires et ses évènements? 
  • aide à la rédaction du cahier des charges
  • recherche de lieux avec plus de 50 critères de recherche
  • interrogation des lieux, demande de devis en ligne
  • suivi des évènements en ligne
  • gestion comptable et administrative
  • gestion des participants
  • création d'un site web dédié à l'evenement
  • mesure de la satisfaction des participants
  • ...

Qu'est ce que ce logiciel evenementiel gratuit ne contient pas?

Il ne fait pas le café :)

Est ce que ce logiciel evenementiel sera toujours gratuit?

A priori oui, pour la version freemium. certaines fonctionnalités avancées seront ajoutés plus tard et seront payantes


lundi 15 janvier 2018

samedi 13 janvier 2018

Logiciel organisation événement et seminaire

Logiciel organisation événement et séminaire


Existe il des logiciels pour l'organisation d’événement et de séminaire ?

Evidemment, mais lequel choisir?

Nous vous conseillons Genius Meetings


logiciel organisation evenement seminaire
logiciel organisation evenement seminaire


Genius Meetings vous permet d'organiser des événements simplement de A à Z

Coté client : le logiciel permet de gagner du temps et de maîtriser ses dépenses séminaires et événementielles


  • Aide rédaction cahier des charges
  • recherchez de lieux
  • création to do list de votre seminaire
  • outils collaboratif de gestion de seminaire
  • comparatif des offres reçues
  • signature électronique des contrats
  • gestion documentaire
  • création de site web dedié a l'evenement
  • gestion des participants
  • invitation des participants
  • reporting des depenses
  • mesure le la performance (satisfaction participants)
  • ...

Coté fournisseur lieux séminaires et prestataires événementiel

  • mise en avant de vos offres et packages
  • gain de temps sur l'organisation des séminaires
  • réponse online aux demandes de sminaires
  • relation directe avec les organisateurs de nsémlinaire
  • reporting
  • taux de transformation, suivi des events